檔案是記錄人類活動(dòng)的一種載體。它可以保存歷史事件、人物、文化、社會(huì)制度、科學(xué)技術(shù)等各個(gè)方面的資料，是人們了解歷史和研究社會(huì)發(fā)展的重要依據(jù)。

檔案可以為人們提供歷史證明、司法證據(jù)、學(xué)術(shù)研究材料等多種用途，對(duì)于維護(hù)社會(huì)秩序、保障公民權(quán)益、促進(jìn)國(guó)家文化建設(shè)等方面都具有重要作用。

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

檔案具有歷史再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價(jià)值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關(guān)鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項(xiàng)無形的寶貴財(cái)富，因此檔案管理工作是維持歷史面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮悖瑸槲覀冄芯繗v史現(xiàn)象，準(zhǔn)確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務(wù)服務(wù)社會(huì)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做好檔案工作是一個(gè)社會(huì)的、國(guó)家健康發(fā)展的需求，檔案管理是每一個(gè)單位管理工作重要的一部分是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，為促進(jìn)科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，是進(jìn)行科學(xué)管理，制定發(fā)展的好教材，為科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。